Avis de confidentialité concernant l’utilisation du système de réservation

Description et portée du traitement de données

Nous exploitons sur notre site web un portail dédié aux réservations de voitures de location.

Vos données personnelles sont collectées et traitées lorsque vous les communiquez vous-même, dans le cadre de la réservation d’une voiture par exemple. Ceci peut être effectué directement par vos soins sur notre site internet ou par un partenaire de Sunny Cars (agence de voyage, agence) avec les données que vous avez saisies. En cas de réservation standard, nous transmettons uniquement votre nom, la classe du véhicule, la période de location et, le cas échéant, votre numéro de vol aux gestionnaires de flotte sur place.

Les données collectées lors d’une réservation sont enregistrées dans un compte client dans notre base de données clients en tant que données relatives aux abonnés et elles sont utilisées pour fournir les services et gérer la relation client.

Les données suivantes sont collectées dans le cadre du processus de réservation:

Les champs obligatoires sont:

  • Prénom et nom du conducteur ;
  • Âge du conducteur ;
  • Adresse (n°, rue, C.P., ville, pays) ;
  • Adresse e-mail ;
  • Mode de paiement, données de paiement ;
  • Numéro de téléphone, le cas échéant.

 

Les données suivantes peuvent être indiquées en option:

  • Données du vol (numéro de vol) ;
  • Date et heure de la location et de la restitution.

 

De plus, les données suivantes sont sauvegardées au moment de la commande via le portail de réservation:

  • Adresse IP de l’utilisateur ;
  • Numéro de réservation, ainsi que des détails supplémentaires relatifs à la réservation (période du voyage, lieu de prise et de restitution du véhicule) ;
  • Date et heure de l’accès ;
  • Numéro de client ;
  • En option: agence intermédiaire.

 

Quick Check In/Premium and Express Service/No deposit Service (voir commentaire ci-dessous)

Lorsque vous sélectionnez ces prestations supplémentaires, nous collectons et traitons en plus les données suivantes, que vous indiquez dans le cadre de la réservation du véhicule:

  • Date de naissance ;
  • Lieu de naissance ;
  • Données du permis de conduire:
  • Numéro de permis de conduire ;
  • Pays de délivrance ;
  • Date de délivrance ;
  • Délivré par ;
  • Données de la carte d’identité:
  • Pays de délivrance ;
  • Date de délivrance ;
  • Délivré par ;
  • Valide jusqu’au ;
  • Numéro de portable (p. ex. pour livrer la voiture de location à l’hôtel) ;
  • Lieu de séjour dans la région de destination.

 

En cas de recours à ce service, toutes les données que vous communiquez normalement sur place au gestionnaire de flotte lui ont déjà été préalablement transmises sous forme cryptée. Votre véhicule vous est ainsi remis immédiatement après votre arrivée.

Nous vous informons que les données sont éventuellement transmises vers des pays tiers incertains, où un niveau approprié de protection des données ne peut pas être garanti. Nos partenaires sur place se sont engagés auprès de nous à n’utiliser les données qu’aux fins convenues.

Base juridique du traitement de données

Le traitement de vos données sert à l'exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles. La base juridique du traitement des données est l'art. 6, parag. 1, point b du RGPD.

Le transfert des données vers un pays tiers qui ne dispose pas des standards en matière de protection des données requis pour de tels transferts se fonde sur l'art. 49, parag. 1, point b - Dérogations pour des situations particulières ; cela signifie que le transfert est nécessaire à l’exécution d’un contrat entre la personne concernée et le responsable du traitement ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.

Dans la mesure où vos données sont utilisées pour l’envoi de prospection, la base juridique est l’art. 6, parag. 1, point f du RGPD. Le point de départ de la décision fondée sur la prise en compte de tous les intérêts en jeu est le considérant 47 du RGPD, qui stipule notamment: « Le traitement de données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale peut être considéré comme étant réalisé pour répondre à un intérêt légitime. »

Finalité du traitement de données

Le but du traitement des données que vous avez communiquées est l'exécution d’un contrat conclu avec vous ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles en vue de réserver pour vous une voiture de location et de la mettre à votre disposition sur le lieu de remise du véhicule.

Quick Check In/Premium and Express Service:

Le but du traitement des données supplémentaires que vous avez communiquées est l'exécution d’un contrat conclu avec vous, en vue mettre la voiture de location plus rapidement à votre disposition sur le lieu de remise du véhicule.

No Deposit Service:

Le but du traitement des données supplémentaires collectées est de mettre à votre disposition un véhicule sans que vous ne soyez dans l’obligation de déposer une caution sur place auprès du gestionnaire de flotte de véhicules.

Durée de conservation

Les données de clients existants sont sauvegardées pour la durée de la relation contractuelle. Si les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, elles sont effacées. Il peut être nécessaire de conserver des données à caractère personnel de la partie contractante même après le terme de la relation contractuelle pour s’acquitter d’obligations contractuelles ou légales (p. ex. obligations de conservation et de preuve).

Quick Check In/Premium and Express Service, No Deposit Service:

Les données d’enregistrement sont conservées pendant 365 jours après la restitution du véhicule, puis sont effacées. Il est possible que l’utilisateur approuve une sauvegarde à long terme (« enregistrement en tant qu’utilisateur »). Les données sont alors sauvegardées jusqu’à retrait du consentement.

Possibilité d’opposition et d’effacement

Si les données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles, un effacement anticipé des données dans le compte client est possible, à moins que des obligations contractuelles ou légales ne s’y opposent.

Pendant la période pendant laquelle vous êtes enregistré comme un client existant, vous avez le droit de faire effacer des données qui ne sont pas soumises à un délai légal de conservation.