Informations sur la protection des données dans le cadre du traitement des contacts professionnels
1. Description et portée du traitement des données
Outre les informations de contact que nous recevons par voie électronique, les employés et les directeurs de notre entreprise reçoivent par exemple des cartes de visite ou des listes de participants à des événements, sur lesquelles figurent des informations de contact professionnelles. En outre, les informations de contact professionnelles d’autres sources sont collectées et traitées.
Nous enregistrons ces données de contact professionnelles à caractère personnel dans une base de données de contacts / un système CRM.
- Titre
- Prénom et nom
- Société
- Fonction
- Adresse de la société
- Adresse électronique
- Adresse Internet
- Numéro de téléphone
- Numéro de téléphone portable
- Numéro de fax
En outre, le moment et le motif de la remise des informations de contact et, le cas échéant, d’autres informations générées par des communications de nature professionnelle sont conservés, p. ex.:
- Secteur d’activité
- Dates de rendez-vous
- Historique des contacts
- Numéro de client, type de client
- Date de naissance, le cas échéant
Les données sont traitées exclusivement dans le cadre de notre relation professionnelle. Les données ne sont pas transmises à des tiers, sauf si vous nous en donnez l’autorisation.
2. Base juridique pour le traitement des données
La base juridique pour le traitement des données traitées dans le cadre de la collecte et de la conservation des données de contact professionnelle est l’article 6, paragraphe 1, point f du RGPD pour les membres et les employés des entreprises ou organisations, ou l’article 6, paragraphe 1, point b du RGPD pour les entreprises individuelles, dans la mesure où la prise de contact est basée sur des mesures précontractuelles ou est nécessaire à l’exécution d’un contrat.
En présence d’un consentement de la personne concernée, l’article 6, paragraphe 1, point a du RGPD constitue la base juridique du traitement.
3. Finalité du traitement des données
Gérer et fournir la possibilité de contacter des personnes, des entreprises, des employés d’entreprises ou des organismes publics. À cet égard, le traitement des données de contact professionnelles peut servir une ou plusieurs des finalités suivantes.
Si la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f, l’intérêt légitime nécessaire au traitement des données réside également dans ces finalités.
- Maintien des contacts
- Échange d’informations
- Coopération / collaboration commerciale
- Future coopération / collaboration commerciale potentielle
- Préparation des offres et exécution des contrats
- Comptabilité
- Gestion de projet
- Envoi de matériel d’information
- Envoi de vœux d’anniversaire
4. Durée de conservation
Au bout de quatre ans, à la fin de l’année civile concernée, il sera examiné s’il est nécessaire de continuer à conserver les données à caractère personnel dans la gestion des contacts. Si cela n’est pas nécessaire, les données seront effacées. La vérification est effectuée en fonction de la finalité visée.
Si vous vous opposez au traitement ultérieur de vos données de contact, celles-ci seront immédiatement effacées. L’effacement au bout de quatre ans ou la possibilité d’opposition n’ont pas lieu d’être si des raisons légales (délais de conservation, vérifiabilité) s’opposent à l’effacement. Ces données seront bloquées pour tout traitement ultérieur.
5. Possibilité d’opposition et de suppression
Vous avez à tout moment la possibilité de vous opposer au traitement et à la conservation de vos données de contact professionnelles à caractère personnel. Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données de contact professionnelles à caractère personnel, vous avez la possibilité de retirer votre consentement au traitement. L’opposition peut être envoyée par courrier, télécopie ou courrier électronique.
Dans les deux cas, toutes les données à caractère personnel qui ont été conservées dans le cadre de la gestion des contacts seront effacées, à moins que des raisons légales ne s’y opposent (délais de conservation, vérifiabilité). Dans ce dernier cas, les données seront bloquées.
En cas d’effacement ou de blocage, le traitement aux fins indiquées ne pourra pas être poursuivi ou une prise de contact future ne pourra pas avoir lieu.
