Informations sur la protection des données pour la prise de contact par téléphone

Description et portée du traitement des données

Sur notre site web, un numéro d'appel de service est indiqué, qui peut être utilisé pour contacter notre centrale de service par téléphone. Vous pouvez y poser des questions d'ordre général, déclarer des dommages, faire des réclamations ou encore demander un devis pour une réservation de voiture de location.

Le moment (date et heure) et l'interlocuteur de l'appel téléphonique sont en principe enregistrés.

En fonction du type de demande, les informations échangées sont intégrées dans notre base de données clients.

Option 1 : Demande générale

Pour traiter une demande générale, nous avons besoin de ces informations

• Prénom et nom
• Civilité
• Adresse e-mail

Le cas échéant, d'autres informations

• Numéro de réservation
• Numéro de téléphone
• Société

Option 2 : Déclaration de sinistre

Pour traiter une déclaration de sinistre, nous avons besoin des informations suivantes

• à la personne
• à la réservation
• au remboursement
• aux détails du sinistre
• ainsi que divers documents:
  • contrat de location local
  • rapport de dommages du loueur
  • justificatif de paiement
  • rapport de police, le cas échéant.

Option 3 : Réclamation

Pour traiter une réclamation, nous avons besoin des informations suivantes

• à la personne
• à la réservation
• au remboursement
• à vos expériences, au motif de la plainte
• ainsi que, le cas échéant, divers documents en lien avec la location du véhicule, p. ex.:
  • contrat de location
  • relevé de carte de crédit
  • photos

Option 4 : Offre de location de voiture

Pour vous faire parvenir une offre de location de voiture, nous avons besoin de

• le lieu de location
• Date et heure de collecte
• Date et heure de remise
• la catégorie de véhicule souhaitée
• le cas échéant, pour l'envoi de l'offre
  • Prénom et nom de famille
  • Civilité
  • Adresse électronique

Option 5 : Réservation d'une voiture de location

Pour pouvoir effectuer une réservation de voiture de location, nous avons besoin de

• le lieu de location
• Date et heure de collecte
• Date et heure de remise
• la catégorie de véhicule souhaitée
• pour finaliser la réservation
  • Prénom et nom
  • Civilité
  • Adresse e-mail
  • Numéro de téléphone
  • le cas échéant, date de naissance

 Option 6 : Envoi de documents via Call BOT

Pour que notre Call BOT (système automatique de réception d'appels) puisse envoyer vos documents de voyage et/ou votre facture, nous avons besoin de

• Numéro de réservation

Enregistrement des conversations téléphoniques

Nous enregistrons ponctuellement des conversations téléphoniques à des fins d'assurance qualité et de formation. Si cela se produit, nous demandons systématiquement le consentement de la personne concernée avant de commencer l'entretien proprement dit. Si ce consentement n'est pas donné, le contenu de la conversation n'est pas enregistré.

L'évaluation d'un entretien se fait uniquement entre le chef d'équipe/formateur et le collaborateur qui a mené l'entretien.

Base juridique pour le traitement des données

Le traitement des données pour l'obtention d'une offre, la réservation d'une voiture de location, l'envoi de documents de voyage ou la déclaration de dommages et la réclamation sert à la préparation ou à l'exécution du contrat et se fonde sur l'art. 6, parag. 1, point b du RGPD.

La base juridique pour le traitement des données fournies dans le cadre d'une "demande générale" peut être, en fonction du contenu de la conversation, l'art. 6, parag. 1, point b ou l'art. 6, parag. 1, point f du RGPD.

Le traitement de vos données à caractère personnel issues de conversations téléphoniques enregistrées s'effectue sur la base du consentement que vous avez donné. La base juridique est l'art. 6, parag. 1, point a du RGPD.

Finalité du traitement des données

Le traitement des données personnelles transmises nous sert uniquement à traiter la demande. Si l'art. 6, parag. 1, point f du RGPD constitue la base juridique, il représente également l'intérêt légitime nécessaire au traitement des données.

L'enregistrement des conversations téléphoniques a pour but d'améliorer notre qualité de service et d'assurer la qualité du suivi des clients et des prospects.

Durée de conservation

Les données enregistrées en fonction des options indiquées seront supprimées dès que leur finalité aura disparu, à moins que des raisons légales ne s'y opposent (délais de conservation, traçabilité).

Les enregistrements des conversations téléphoniques sont supprimés à la fin de l'action de formation, à condition que ce soit avant l'expiration d'un délai de quatre semaines. Si une évaluation n'a pas lieu dans les quatre semaines, les enregistrements seront automatiquement supprimés après cette période.

En cas de révocation du consentement, les enregistrements sont immédiatement effacés.

Possibilité d’opposition et d’effacement

Vous avez à tout moment la possibilité de vous opposer au traitement et à l'enregistrement de vos données personnelles. En fonction de la base juridique du traitement, les données seront supprimées ou bloquées si aucune autre utilisation des données saisies n'est nécessaire et si aucune raison légale ne s'y oppose (délais de conservation, traçabilité).

Votre consentement à l'enregistrement des conversations téléphoniques peut être révoqué à tout moment.